کمیته امداد امام خمینی ره
ارتباط با ما  رییس کمیته امداد 

House of fun slots slotshttp://houseoffunslot.com/

« روش شناسي ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي»

مقدمه

مهندس برديا صدرنوری
طرح ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي دستگاه هاي اجرايي در پي زمينه سازي براي رسيدن به يك سيستم جامع اطلاع رساني و آماري در سطح كشور است. اين سيستم مبتني بر مجموعه اي از مفاهيم ، تعاريف و مقولات مي باشد. برخي از اين مفاهيم نياز به تدقيق و تعمق دارد. براي شفاف نمودن بحث ، لازم است به اجمال به آن ها پرداخته شود. براي نمونه لازم است به مفاهيم واژه هاي داده ، آمار ، اطلاعات ، آمار عملياتي ، آمار ثبتي به روشني پرداخته شود. در غير اين صورت مي توان به آساني نشان داد كه سيستم جامع اطلاع رساني و آماري كشور دچار اشكال و اختلال بنيادين مي شود.

سيستم جامع اطلاع رساني و آماري كشور در پي آن است تا مجموعه اي از اطلاعات و آمار را از واقعيت ، گردآوري ، پردازش ، نگهداري و بازيابي و بهنگام سازي كند و زمينه هاي دسترسي كاربران معين به داده هاي مربوط ، درست ، دقيق ، و بهنگام را فراهم كند. در واقع سيستم جامع اطلاع رساني در پي آن است كه تصوير روشن و مورد نياز از واقعيت مربوط را در اختيار كاربران قرار دهد. كاربران از اين تصوير براي شناخت واقعيت ، تصميم گيري ها خرد و يا كلان بهره مي گيرند. لازم است تأكيد شود كه تصميم گيري صورت هاي مختلف دارد ، برنامه ريزي ها ، ارزيابي ، كنترل ، تغيير ، و اصلاح از آن جمله است. بنابراين ، سيستم جامع اطلاع رساني در پي ارائه تصوير از واقعيت به كاربران براي شناخت و تصميم گيري به معناي گسترده آن است.


1 _ مفاهيم اساسي در سيستم اطلاع رساني و آماري كشور


به اجمال مي توان گفت كه «واقعيت» مجموعه اي از «رخدادها» (events) و« رخداده ها» (phenomena) است. رخدادها و رخداده ها به لحاظ درك پذيري ، اعتنا پذيري ، سنجش پذيري و ارزيابي همانند نيستند. آن دسته كه از دريچه شناخت و تصميم ، درك پذير ، قابل اعتناء ، سنجش پذير، و قابل ارزيابي باشد، در مجموعه يافته ها (facts) قرار مي گيرد. يافته ها مجموعه دريافته ها درباره رخدادها و رخداده هاست. تلاش مي شود تا يافته ها به صورتي مناسب عرضه شود. داده ها همان صورت مناسب براي نمايش يافته هاست. داده ها را از ديدگاه گوناگون مي توان دسته بندي كرد. به برخي از اين دسته بندي ها اشاره مي شود.

داده هاي كمي و داده هاي كيفي. ويژگي هاي داده هاي كمي ، مستقل از اشخاص ( اعم از جمع آوري كنندگان ، ناظران و داوران و امثالهم) است. در نقطه مقابل ، داده هاي كيفي وابسته به اشخاص است.

داده هاي آماري و داده هاي اطلاعاتي. آن دسته از داده ها كه رخداد آن در گذشته قطعي نبوده است و تعداد و يا منطق حاكم بر رخدادها براي استخراج يك تابع توزيع _ اعم از چگالي احتمال يا احتمال _ كفايت مي كند ، داده هاي آماري (يا احتمال) گفته مي شود. به زبان احتمال ، داده هاي آماري ، آن دسته از داده ها هستند كه احتمال رخداد آن ها كمتر از يك است. ولي داده هاي اطلاعاتي چنين نيست. زيرا در وقوع داده هاي اطلاعاتي ، در گذشته ترديدي وارد نمي شود. به زبان احتمال ، داده هاي اطلاعاتي با احتمال يك رخ مي دهند.

بنا بر بحث پيشين ، تمام داده هاي ثبت شده كه در رخ دادن آن ها ترديدي نيست ، در مقوله داده هاي اطلاعاتي قرار مي گيرند. از اينرو واژه تركيبي آمار ثبتي نه در نظريه آمار وجود دارد و نه در نظريه اطلاعات. جالب است ريشه يابي شود كه بر رغم عدم چنين واژه در جهان، از كجا به بحث هاي رايج در محافل آماري ايران وارد شده است، و نيز معادل كدام واژه محافل علمي آمار است.

ممكن است مطرح شود كه واژه تركيبي آمار عملياتي (operation statistics) به كرات در منابع علمي آمده است و آمار ثبتي مترادف آمارعملياتي است. در اينصورت لازم است تأكيد شود كه عملياتي بودن نه شرط لازم براي ثبتي بودن است و نه شرط كافي. از اينرو مي توان برخي داده هاي عملياتي داشت كه هيچ وقت ثبت نشوند. براي نمونه ، داده هاي مربوط به محموله هاي عادي پستي از نوع داده هاي عملياتي است و براي مديريت شبكه پستي بسيار مهم است. ولي چون جمع آوري فراگير اين داده ها به صرفه نيست ، همواره جاي ترديد وجود دارد كه چه تعداد از يك محموله معين پست شده است. زيرا ويژگي هاي مرسوله هاي عادي در جايي ثبت نمي شود. پس مي توان آمارهاي عملياتي داشت كه ثبتي نباشد. بنابراين واژه آمار ثبتي مترادف آمار عملياتي نمي باشد.

با توجه به تعاريف فوق رواج واژه تركيبي آمار ثبتي در ايران از سر تسامح بوده است. درواقع پديدآورندگان واژه به تفاوت نظري بين مفاهيم آمار و اطلاعات توجه ننمودند. زيرا وقتي در گذشته رخدادي پديدار و ثبت شده است ، به چه مجوزي مي توان ماهيت چنين رخداد قطعي را آماري ناميد.

فراموش نشود كه احتمال و آمار دو روي سكه عدم قطعيت مشروط به كفايت
فوق الذكر است.

اگر غفلت از تفاوت بين آمار و اطلاعات بر ميدان عمل اثر نمي گذاشت ، اهميت بحث حاضر كمتر محسوس مي بود. متأسفانه داده هاي اطلاعاتي را داده هاي آماري پنداشتن موجب آفات گران باري مي شود. زيرا داده هاي اطلاعاتي در مباحث نظريه ها و فناوري اطلاعات قرار مي گيرد. حال آن كه آماري پنداشتن داده هاي اطلاعاتي ، موجب محروميت از نظريه ها و فناوري اطلاعات مي شود.

اگر بر وجه ثبتي بودن داده ها تأكيد شود ، در اين صورت در كتب و مقالات علمي و كاربردهاي ميداني با واژه هايي چون داده هاي ثبتي ، اطلاعات ، و بعضاً از سر تسامح اطلاعات ثبتي به كرات ديده مي شود. در نتيجه اين تأكيد ، مباحثي مانند مخازن داده ها، پايگاه داده ها، ساختار داده ها، جريان داده ها و امثالهم مطرح شود. اين موضوع از مباحث نظريه اطلاعات و مهندسي سيستم هاست. حتي مي توان گفت كه به اين مباحث حتي به عنوان واژه هاي كليدي در رشته آمار پرداخته نمي شود. ارائه يك نمونه در اين ميان روشنگر خواهد بود.

در نظريه آمار براي وابستگي داده هاي آماري مبحثي تحت عنوان همبستگي (correlation) وجود دارد.

تلاش علماي آمار بر اين است كه ميزان همبستگي بين داده ها سنجيده شود و از مفهوم استقلال براي استنتاج آماري به طور روشن تر برتر بهره گيري شود. در نقطه مقابل، وابستگي داده هاي اطلاعاتي در مبحثي به نام نرمال سازي مي گنجد. تلاش متخصصان نظريه اطلاعات بر اين است كه وضعيت وابستگي داده ها را مشخص كنند تا داده ها را روشن تر و برتر ذخيره سازي و بازيابي كنند. همچنين مباحث و فنون مربوط به همبستگي داده ها درنظريه آمار و اطلاعات اساساً از هم فرق مي كند. چنانچه ديده مي شود مشتبه شدن دو مفهوم آمار و اطلاعات موجب خطرات و آفات عديده است.

لازم است به نكته اي ظريف درباره ارتباط اطلاعات و آمار اشاره شود. آنچه تاكنون براي داده هاي ثبتي (يا اطلاعاتي) و داده هاي آماري گفته شد با تأكيد بر رخدادهاي گذشته بوده است. به عبارت ديگر ، وقتي بخواهند درباره يك واقعيت انجام شده در گذشته و يا درحال انجام ، بحث كنند، داده هاي اطلاعاتي با ويژگي رخداد قطعي بازشناخته مي شود. روشن است اگر درباره آينده بحث شود، آينده هنوز نيامده است و رخدادهاي آن مشروط است. دراين صورت ، رخدادهاي آينده پيش بيني مي شود. پيش بيني آينده براساس داده هاي گذشته صورت مي گيرد. داده هاي قطعي گذشته ، داراي ماهيت اطلاعاتي است و پيش بيني داراي ماهيت آماري است. به عبارت ديگر ، پيش بيني آماري بر مبناي داده هاي اطلاعاتي گذشته انجام مي شود.

به اجمال مي توان گفت كه اگر بخواهند وضعيت آينده پيش بيني شود ، در اين صورت به نظريه هاي آمار قوياً نياز خواهد بود. علاوه بر اين ، با توجه به پيشينه طولاني تر رشته آمار ، به قطع از تجارب نهفته آن در تعريف اقلام داده ها اعم از ثبتي و غير ثبتي نيز مي توان به خوبي بهره گرفت. اين كاري بسيار مهم و عمده در فرايند ايجاد سيستم جامع اطلاع رساني و آمار است. همچنين عرصه نظريه پردازي و كاربرد براي داده هاي غير اطلاعاتي نيز به رشته آمار سپرده مي شود. بنابراين پيشنهاد مي شود كه به جاي واژه تركيبي آمارهاي ثبتي از دو واژه داده هاي آماري و داده هاي اطلاعاتي (ثبتي) با تعاريف روشن فوق الذكر استفاده شود. توجه شود كه داده هاي پردازش شده اطلاعاتي را اطلاعات و داده هاي پردازش شده آماري را آمار گويند. منظور از پردازش ، مجموعه اي از عمليات است كه سبب مي شود تا داده ها در صورت بندي قابل استفاده براي كاربران ، عرضه شود. در صورت استفاده از اصطلاح تركيبي آمار ثبتي دقايق فوق منظور شود.

2_ مباني نظري رويكرد سيستمي(system Approach)


پيش از پرداختن به رويكرد سيستمي لازم است در معناي واژه هاي تحليل سيستم و ساختار تدقيق شود. تحليل (Analysis) به معناي تفكيك موضوع به زير موضوع ها و روابط آن ها در سطوح مختلف است. حاصل تحليل ، مجموعه اي سطح مند از عوامل و روابط في مابين است كه به آن ساختار (Structure) گويند. رويكرد سيستمي رويكردي است كه وضعيت ساختار يك موضوع را روشن مي كند. در طرح ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي ، از رويكرد سيستمي استفاده مي شود. با ياري جستن از اين رويكرد، موضوع هاي پيچيده (داراي تعدد و تنوع بسيار عوامل و روابط في مابين) شناخته ، سامان دهي و منظم مي شوند. در واقع رويكرد سيستمي در تلاش است تا بين زير موضوع هاي يك موضوع ارتباط روشن منطقي و يا فيزيكي فراهم كنند.

سيستم ها را از نظر پيچيدگي موضوع مي توان به سه دسته كلي تقسيم كرد:

الف _ سيستم هاي ساده _ ساختارمند

( كوچك _ كم تغيير/ تحول _ با روابط معلوم بين اجزا _ رويه مند _ به آساني درك پذير)

ب_ سيستم هاي پيچيده _ ساختارمند

( بزرگ _ كم تغيير/ تحول _ با روابط معلوم بين اجزا _ رويه مند _ با درك پذيري نسبي)

ج _ سيستم هاي پيچيده _ ناساختارمند

( بزرگ _ كم يا پر تغيير/ تحول _ با روابط نامعلوم بين اجزا _ بي رويه _ درك ناپذير)

همچنين رويكرد سيستمي داراي تعدادي رويكرد زيرين است كه چنين اند:

1_2_ رويكرد فرآيندي (process Oriented Approach)


رويكرد فرايندي يا فرايندگرا به نظام مورد مطالعه به عنوان مجموعه اي از ورودي ها (نيازها)، پردازش ها (فرايندي نظام) و خروجي ها (نيازهاي رفع شده) مي نگرد. علاوه بر اين بر ورودي ها ، پردازش ها و خروجي ها، نظارت و كنترل اعمال مي شود. از مزيت هاي اين رويكرد ايجاد توالي منطقي پردازش ها و خروجي ها، نظارت و كنترل اعمال مي شود. ازمزيت هاي اين رويكرد ايجاد توالي منطقي براي فرايندها است. اين توالي براساس ضرورت پيش نيازي اعم از وجودي ، فرايندي و اطلاعاتي خواهد بود. اين رويكرد همچنين به تقدم وجودي و روابط پيش نيازي كيان ها (entities) يا عوامل موجود در موضوع توجه ويژه دارد. مزيت بزرگ رويكرد فرايندي ، امكان نمايش ورودي ها، پردازش ها، خروجي ها ، پشتيباني ، نظارت و كنترل به صورت نموداري است.

2_2_ رويكرد سلسله مراتبي (hierarchical approach)


هر چه ميزان داده ها در يك موضوع زياد شود امكان شناخت ، اصلاح و بازطراحي آن موضوع سخت تر مي شود. زيرا فزوني داده ها موجب سرگشتگي مطالعه گر مي شود. در موضوع هاي پيچيده و بزرگ از رويكرد سلسله مراتبي استفاده مي شود. در واقع به كمك سلسله مراتب مي توان ميزان ورود در جزييات را مهار كرد. براي اين منظور ابتدا ميزان جزييات لازم براي شناخت كلان استخراج مي شود. سپس برحسب نياز، ميزان جزييات افزوده مي شود. تفاوت ميزان جزييات به كمك سطح مندي


قابل نمايش است.

لازم است توجه شود كه رويكرد سلسله مراتبي را مي توان در نمودارهاي فرايندي مختلف مانند كنترل كلاسيك ، سيستم هاي ساختارمند و نمودارهاي جريان (flow (chart ديگر به كار برد. در مطالعه حاضر از نمودار گردش عمليات (ofd) استفاده شده است.

3_2_ رويكرد اندركشي(interaction approach)


اندركنش يا تعامل واژه اي است كه براي نشان دادن رابطه دو سويه ، تأثير و تأثر، و كنش و واكنش بين عوامل دخيل در يك موضوع است. دربحث حاضر منظور از « رويكرد تعاملي» ارتباط بين تحليل گر و تصميم گير است. از اين رو در جريان مطالعه حاضرتلاش بر اين است كه درجريان و همگام با پيشرفت مطالعه ،
يافته هاي تحليل گردر سطوح و مراحل مختلف به كارفرما به عنوان تصميم گير اصلي ارايه شود. دراين ميان از نظرهاي تصميم گير براي بهبود جريان مطالعه بهره گيري شود.


3_ روش شناسي (متدولوژي) ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي



به كمك رويكردهاي فرايندي ، سلسله مراتبي، و اندركنشي روش شناسي مناسب براي مطالعه حاضر مي توان فراهم كرد. درانجام ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي و بررسي فرايندهاي توليد اقلام آمار ثبتي به شناخت وضعيت موجود ، تحليل وضعيت موجود و طراحي وضعيت مطلوب پرداخته مي شود.

سيستم مربوط به ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي شامل مراحل جمع آوري ، ثبت ، پردازش ، نگهداري ، بازيابي ، دگرگوني آمارهاي عملياتي (يا به اصطلاح آمارهاي ثبتي) و انتقال اطلاعات و مبتني بر رويكرد تحليل سيستم هاي ساختارمند (SSA: Structured System Analysis) است.

آشنايي با اين رويكرد انجام مراحل مختلف ساماندهي را تسهيل مي نمايد. لازم به ذكر است كه با توجه به موضوع مورد بحث و نيازهاي طرح ساماندهي اطلاحاتي در روش فوق اعمال و به اصطلاح روش فوق بومي شده است.


1_3_ تاريخچه


از اواخر دهه 1960 به دليل نارسايي هاي روش هاي سنتي تحليل و طراحي سيستم ها، روش هاي ساخت يافته تحليل و طراحي سيستم ها (SSADM: structured System Analysis and Design Method) رواج يافت. شركت مك دانلد داگلاس ( كه به خاطر توليد جنگنده هاي فانتوم شهرت دارد ) از حاميان رواج اين رويكرد درآمريكا بود. هم اكنون استانداردهاي گوناگون از SSADM در جهان وجود دارد. در همه اين استانداردها، مباني رويكرد مذكور همانند است. از اين رو مي توان به ، آموزش مباني و شيوه هاي مشترك تحليل سيستم هاي ساختارمند پرداخت. نكته قابل توجه اين است كه در اين ميان، هم تحليل ها ساختارمندند و هم سيستم ها.

با پيدايي سيستم هاي ياريگر رايانه اي (CASE: Computer Aided Software/Software/System Engineering) بخشي از كارهاي تحليل ساختارمند نيز خودكار شده است. در دوره آموزشي حاضر، عمدتاً به شيوه هاي مستند سازي SSA و نحوه استفاده از آن در طرح ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي دستگاه هاي اجرايي پرداخته مي شود.

2_3_ تحليل و طراحي ساخت يافته SSADM روش داده گر است. بدين معنا كه يك فرضيه اساسي وجود دارد و آن اين كه سيستم ها داراي ساختار داده هاي عام و زيربنايي هستند كه با گذشت زمان ، بسيار كم تغيير مي يابد، اگر چه ممكن است پردازش ها تغيير پيدا كند. اين ساختار داده هاي زيربنايي از همان مراحل اوليه توسط SSADMمدل سازي مي شوند. طرحي از ساختار داده ها با نيازمندي هاي پردازشي و گزارشي بررسي مي گردد و در نهايت معماري سيستم را به وجود مي آورد. SSADM براساس موارد زيراستوار است:

_ روش شناسي (متدولوژي) ساخت يافته

_ ابزار و تكنيك هاي ساخت يافته

1_2_3_ روش شناسي (متدولوژي) ساخت يافته


متدلوژي هاي ساخت يافته به معناي عام آن ، با نگرشي متفاوت از متدلوژي هاي سنتي و با تكيه بر وجوه منطقي سيستم ، به تجزيه و تحليل ، طراحي و اجراي سيستم هاي اطلاعاتي مي پردازد.

يكي از خصوصيات جدايي ناپذير روشهاي ساخت يافته تحليل و طراحي سيستم ، استفاده از مفهوم سيستم هاي مدولار (Modular Concepts) است. در چهارچوب اين مفهوم ، يك سيستم از بالا به پايين به زيرسيستم هاي كوچكتر و نسبتاً مستقلي تفكيك مي شود. به اين ترتيب ، بررسي هر يك از زيرسيستم ها با مدولهاي به دست آمده ساده تر و عملي تر است. كاربرد اين مفهوم نه تنها در تجزيه و تحليل سيستم ، بلكه در طراحي و همچنين در ساخت و تهيه برنامه هاي كامپيوتري نيز مؤثر است.

2_2_3_ ابزار و تكنيك هاي ساخت يافته


يكي از نقاط قوت متدولوژي هاي ساخت يافته ، استفاده از ابزار و تكنيك هاي ساخت يافته است. از ابزار و تكنيك هاي مشهور ساخت يافته ، موارد زير را مي توان نام برد.


_ نمودار جريان عمليات (OFD: Operations flow Diagram)

_ نمودار ارتباط تراكنش ها (TRD: Transaction Relationship Diagram)

_ نمودار فرايندي (PM: Process Model)

_ نمودار سلسله مراتبي كاركردها (FHD: Function Hierarchy Diagram)

_ نمودار جريان داده ها (DFD: Data Flow Diagram)

_ فرهنگ داده ها (DD: Data Dictionary)

_ نمودار ارتباط موجوديت ها (ERD: Entity Relationship Diagram)

_ نمودار چرخه زيست موجوديت ( STD: State trasition Diagram)

ابزار و تكنيك هاي فوق در مراحل مختلف متدولوژي ، هر يك ، سيستم را از بعد خاصي مورد مطالعه قرار مي دهد ، و از آن مدل مي سازد.


4_ چرخه حيات توسعه سيستم


چرخه حيات توسعه سيستم يا در موضوع مورد بحث ، مراحل ساماندهي ، مبتني بر روش هاي ساخت يافته به شكل زير مي باشد.


شناخت وضعيت موجود


شناخت وضعيت موجود


تحليل وضعيت موجود


شناخت وضعيت موجود


طراحي وضعيت مطلوب


شناخت وضعيت موجود


پياده سازي و اجرا


شناخت وضعيت موجود


پشتيباني


نظارت و كنترل پياده سازي و اجرا




در مورد هر يك از مراحل فوق الذكر به اختصار توضيح داده مي شود:

1_4_ شناخت وضعيت موجود

داشتن تصويري روشن از جزئيات هر سيستم يا موضوع، شرط لازم براي اصلاح آن مي باشد. اين تصوير زماني بوجود مي آيد كه مؤلفه ها و ارتباطات مختلف تشكيل دهنده يك سيستم به درستي شناخته شود. بنابراين نياز به جمع آوري اطلاعات در مورد وضعيت موجود موضوع يا سيستم مورد مطالعه و نيازهاي آن مي باشد. هر گونه ، اصلاح ، بهبود و طراحي يك سيستم بدون توجه به وضعيت موجود و نيازها، خطر غيرواقعي بودن سيستم و به عبارتي حذف عمليات و اطلاعات و نيازهاي جاري را افزايش مي دهد.

در مرحله شناخت وضعيت موجود ، اطلاعات وضعيت موجود سيستم مورد مطالعه جمع آوري مي شود.

اهم اين اطلاعات عبارتند از:


1_1_4_ اطلاعات سازماني

_ اهداف و مأموريتهاي سازمان مربوطه

_ ساختار سازمان مربوطه

_ هدف و شرح وظيفه واحدهاي سازماني

_ وضعيت نيروي انساني سازمان مربوطه


2_1_4_ اطلاعات محيط كاري

_ نحوه چيدمان فيزيكي محدوده هاي كاري

_ منابع و امكانات


3_1_4_ اطلاعات فرايندها و داده ها

_ فرايندهاي كلان و ارتباط آن ها

_ رويه انجام هر فرايند

_ داده هاي مورد استفاده و ابزارهاي گردش اطلاعات

_ دستورالعمل هاي مورد استفاده

_ حجم فعاليت ها و نحوه زمان بندي آن ها

_ مشكلات و نيازها

_ معيارهاي ارزيابي

_ رويه هاي كنترلي

منابعي كه براي جمع آوري اطلاعات مذكور ممكن است در دسترس باشد عبارتند از:

_ مستندات موجود

_ كاربران و مديران

_ منابع خارجي (سازمان ها و سيستم هاي مشابه)


براي جمع آوري اطلاعات مذكور مي توان از روش هاي زير استفاده نمود:

_ مطالعه اسناد و مدارك موجود سيستم

_ مصاحبه با كاربران و مديران و ساير افراد به تشخيص تحليل گر سيستم

_ توزيع پرسشنامه

_ مشاهده مستقيم فرايندهاي سيستم

_ نمونه برداري

بايد توجه داشت كه موارد جمع آوري اطلاعات و ميزان جزئيات آن برحسب موضوع مورد مطالعه متغير مي باشد.


2_4_ تحليل وضعيت موجود

تحليل گر در اين مرحله از توسعه سيستم ضمن تحليل سيستم ، به تك تك اطلاعات بدست آمده از مرحله شناخت به ديده شك مي نگرد و در مورد وجود آن اما و اگر وارد مي كند؟ مثلاً چرا يك فرايند بايد انجام گيرد؟ يا چرا يك عمل خاص بايد در يك فرايند انجام گيرد؟ يا حتي چرا نبايد انجام گيرد؟ چرا داده خاصي لازم است؟ و امثالهم. پاسخ به اين پرسشها بايد هميشه با اهداف سازمان و سيستم مورد مطالعه و نيز ضوابط و دستورالعمل مطابقت داده شود، پاسخ هاي مذكور ممكن است نشان دهد برخي از كارها غيرضروري است يا در جهت اهداف سازمان نيست.

در اين مرحله كليه « بايدها» و «نبايدها» تعيين مي شود. نارساييها و انحراف در سيستم موجود شناسايي و براي رفع آن چاره انديشي مي شود.

علاوه بر تعيين نارسايي ها و انحرافات سيستم ، زيرسيستم ها و مرز آن ها در اين مرحله تعيين مي شود.

براي تعيين مرز زير سيستم ها دو ملاحظه زير در نظر گرفته شود:

الف _ ملاحظه سازماني : مرز سيستم (زيرسيستم) مي تواند براساس واحدهاي سازماني اجرا كننده فرايندهاي آن ، تعيين شود.

ب _ ملاحظه فرايندي : با توجه به سنخيت فرايندها و اطلاعات مورد استفاده
آن ها ميتوان مرز سيستم ها (زيرسيستم ها) را تعيين نمود.

در ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي توجه به نكاتي ضروري است كه تحليل گر در ارزيابي هاي خود بايد بدان بپردازد. اهم اين موارد عبارتند از:


1_ وجود تعريف مشخص براي قلم

2_ ثبت در پايين ترين نقطه توليد

3_ ثبت به هنگام وقوع

4_ وجود فرايند منطقي

5_ دربرگيرنده افزايش ها و كاهش هاي مقادير قلم

6_ وجود متولي و پاسخگو

7_ مستند بودن


نقص در هر يك از موارد ، به عنوان يك انحراف محسوب مي شود و نياز به بازنگري در وضع موجود و طراحي وضعيت را نمايان مي سازد.


3_4_ طراحي وضعيت مطلوب


با توجه به دستاوردهاي مراحل شناخت وضعيت موجود و تحليل وضعيت موجود ، طراحي فرايندها، فرم ها و گزارش هاي لازم انجام مي شود. همچنين در صورت نياز اصلاحات مورد نياز در ضوابط و نيز سازمان كار صورت مي پذيرد. طراحي وضعيت مطلوب را مي توان برحسب نياز براي سيستم هاي دستي و يا مكانيزه انجام داد. در طراحي سيستم هاي مكانيزه نياز به طراحي اطلاعاتي و تهيه جدول (table) ها مي باشد.

طراحي وضعيت مطلوب در ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي بايد به گونه اي باشد كه اهم موارد هفت گانه ذكر شده در مرحله تحليل را برآورده نمايد.


4_4_ پياده سازي و اجرا

در اين مرحله، دستاوردهاي مرحله طراحي وضعيت مطلوب مانند فرايندها ، فرم ها و گزارش هاي جديد در سازمان مورد نظر به اجرا درمي آيد. اجراي صحيح موارد طراحي شده داراي اهميت به سزايي در طرح ساماندهي مي باشد. چرا كه موجبات تهيه اقلام با كيفيت مطلوب و انتقال به موقع آن به مركز آمار ايران و ساير مراجع ذيربط را فراهم مي آورد. در اين مرحله ، آموزش موارد طراحي شده به مجريان ، ضروري مي باشد. لازم به ذكر است كه در صورت طراحي سيستم هاي مكانيزه (نرم افزاري)، پياده سازي سيستم به معناي ساخت نرم افزار و اجراي آن در سازمان مي باشد.


5_4_ پشتيباني

پس از پياده سازي و اجراي موارد طراحي شده يا نصب و راه اندازي سيستم در سازمان مورد مطالعه ، ممكن است مشكلاتي حين اجرا بوجود آيد و يا نيازهاي جديد عنوان گردد. اين مشكلات و يا نيازها بايد توسط طراح و مشاور برطرف گردد.


6_4_ نظارت و كنترل

ارزيابي مداوم سيستم و نظارت بر مراحل مختلف آن و برطرف نمودن انحرافات احتمالي از ساير مراحل توسعه سيستم است. در امر ساماندهي ، دو گونه نظارت درون سازماني و برون سازماني متصور است. در حال حاضر، نظارت درون سازماني بر عهده كميته آمارهاي بخشي و نظارت برون سازماني بر عهده مركز آمار ايران مي باشد.


5_ ابزارها و تكنيك هاي مدل سازي


ابزارها و تكنيك هاي متعددي براي مدل سازي فرآورده ها در مراحل مختلف توسعه سيستم وجود دارد. اين ابزارها كمك مي كنند تا ساختار موضوع به وضوح نمايش داده شود و از پيچيدگي آن كاسته شود. از ابزارهاي معمول مي توان به برگه هاي شناسنامه ، نمودارهاي گرافيكي و نيز ماتريس ها اشاره كرد. نمونه موارد ذكر شده در پيوست مجلد حاضر آمده است.


1_ 5_ شناسنامه

در طرح ساماندهي ، مشخصات اصلي مؤلفه مورد بررسي (قلم ثبتي) با شكلي (فرمتي) مشخص در برگه اي با عنوان شناسنامه ثبت مي شود. شناسنامه ، عنوان قلم و شرح اجمالي از فرايند توليد قلم و عوامل دخيل در آن را نشان مي دهد.


2_5_ نمودارهاي گرافيكي

همانطور كه بيشتر اشاره شد ، ابزارهاي متعددي براي مدل سازي فرآورده ها در مراحل مختلف توسعه سيستم وجود دارد. از ابزارهاي مهم مي توان به انواع نمودارهاي جريان عمليات و اطلاعات اشاره نمود. اين نمودارها، گردش عمليات ، اطلاعات و همچنين تعاملات را به صورت گرافيكي نمايش مي دهند. در اين گونه نمايش از كمترين توصيف گفتاري و نوشتاري استفاده مي شود، در نقطه مقابل تلاش مي شود از بيشترين ارتباطات نمادي و منطقي بهره گرفته شود. از مزيت هاي نمايش گرافيك مي توان به موارد زير اشاره نمود:

1_ سهولت در درك رويه ها و انجام فعاليت ها به دليل استفاده از گرافيك به جاي متن

2_ سهولت در استخراج ابهامات و كاستي هاي ثبت و در نتيجه رفع نقص سريع

3_ سهولت در انتقال اطلاعات به ساير افراد

4_ امكان ايجاد نظام كدبندي براي فعاليت هاي مختلف از خرد تا كلان

در طرح ساماندهي نظام آمارهاي ثبتي از ابزار نمودار جريان عمليات (PFD ) و نمودار ارتباط تراكنش ها (TRD) براي مدل سازي فرايندها و تعاملات آن استفاده مي شود. لازم به ذكر است كه اين ابزار مقيد به مرحله نبوده و درهر سه مرحله شناخت ، تحليل و طراحي قابل استفاده مي باشد.


نمودار جريان عمليات (OFD)


پس از استخراج عمليات و اطلاعات موجود در سيستم ، با استفاده از ابزار نمودار جريان عمليات OFD مي توان به مدل سازي و مستند نمودن يافته ها پرداخت.


الف _ نمادها:


كنش: عمليات پايه اي در يك واحد سازماني ، كنش گفته مي شود. به

عبارتي كنش ، عملياتي است كه قابل تقسيم به دو يا چند عمليات ديگر

نيست و يا نيازي به تقسيم آن وجود ندارد. در قسمت بالاي نماد ، كد آن

ذكر مي شود. در قسمت پايين ، جايگاه سازماني متصدي اجراء و در

قسمت وسط نماد ، عنوان عمليات نوشته مي شود.


برگه: هر گونه برگه اي اعم از فرم و گزارش كه در داخل مرز سيستم

(واحد) ايجاد شود ، به عنوان برگه دروني شناخته مي شود. در قسمت

بالاي اين نماد كد برگه و در قسمت پايين آن نام برگه ذكر مي شود.

چنانچه برگه داراي بيش از يك نسخه باشد ، در گوشه پايين سمت چپ

برگه ، تعداد نسخه نوشته مي شود.


مخازن داده ، روش انجام: اگرمتصدي اجراي يك كنش از يك مجموعه

مدون ، حاوي دستورالعمل ، برنامه زمان بندي ، بانك اطلاعاتي و امثالهم

استفاده كند، از اين نماد استفاده مي شود. در قسمت بالاي نماد كد و در

داخل آن نام مخزن داده ذكر مي شود.


برگه ثبت قلم: برگه اي كه ثبت نهايي قلم (نقطه ثبتي) در آن صورت

مي پذيرد.



گزارش قلم ثبتي : برگه گزارش مورد نياز مركز آمار ايران در مورد

قلم ثبتي مورد نظر مي باشد.


بايگاني: از اين نماد براي نمايش بايگاني يك برگه استفاده مي شود. در

قسمت بالاي نماد كد و در قسمت پايين ، محل بايگاني برگه ذكر

مي شود.

شرط / تصميم: ازاين نماد براي نشان دادن شرايطي كه دو جايگزينه

براي تصميم گيري وجود دارد ، استفاده مي شود. داخل نماد ، شرط

ذكر مي شود.

تأييد: براي نشان دادن تأييد يك برگه يا نتيجه يك كنش از اين نماد استفاده

مي شود. در قسمت بالاي نماد ، كد آن ، در قسمت وسط نوع تأييد

(امضاء ، مهر ، ...) و در قسمت پايين جايگاه سازماني تأييد كننده ذكر

مي شود.

پيوند نمادها: در مواردي كه ادامه يك فرايند در محل ديگري از نمودار

قرار داشته باشد براي ارجاع در هر دو طرف از اين نماد استفاده

مي شود. داخل نماد از يك حرف بزرگ لاتين استفاده مي شود كه حرف

به كار رفته در تمام تراكنش نشان دهنده يك ارجاع است.


پيوند برگ ها: در صورت ناكافي بودن صفحه ترسيم تراكنش ، براي ارجاع ادامه نمودار به صفحه بعد از اين نماد استفاده شود. اين نماد در

انتهاي صفحه اول و ابتداي صفحه بعد ترسيم مي شود. در داخل نماد

شمارنده نوشته مي شود.

تراكنش: فعاليت هاي سازمان از مجموعه اي از تراكنش ها تشكيل شده

است. تراكنش ، مجموعه اي از عمليات است كه در سازمان براي تحقق

اهداف و مأموريت ها انجام مي شود. براي هر تراكنش مي توان يك

نمودار جريان عمليات (OFD) ترسيم مي شود كه روال انجام آن تراكنش

را نشان مي دهد. اين فرايندهاي كلان ممكن است به فرايندهاي خردتري

تقسيم شوند كه با هم مرتبط هستند. براي برخي تراكنش ها يك نمودار

جريان عمليات ترسيم مي شود كه روال انجام آن تراكنش را نشان مي دهد.

اين تراكنش ها با علامت «...» در قسمت فوقاني آن متمايز شده اند.


تراكنش ثبتي : فرايند كلاني كه ايجاد / اصلاح / حذف قلم ثبتي در آن رخ

مي دهد. اين فرايند كلان به فرايندهاي خردتري تقسيم مي شود كه با هم

مرتبط هستند و در نمودارهاي جريان عمليات (Ofd) ترسيم مي شود كه

روال انجام آن تراكنش را نشان مي دهد. در بخش بالايي نماد ، كد تراكنش ،

در بخش مياني نام تراكنش و در بخش زيرين ، نام واحدي كه تراكنش در آن

انجام مي شود ، ذكر مي شود.

عامل داخلي: هر آنچه كه داخل مرز واحدهاي مورد مطالعه واقع است و با

آن تبادل اطلاعات دارد. داخل نماد ، نام عامل ذكر مي شود.


عامل خارجي (كيان): هر آنچه كه خارج از مرز سيستم مورد مطالعه واقع

است ، و با آن تبادل اطلاعات دارد ولي نيازي به دانستن نحوه انجام عمليات

توسط آن وجود ندارد. در بخش بالايي نماد ، كد عامل و در بخش زيرين ،

نام عامل ذكر مي شود.

‌‌‌‌‌ب _ برگه ترسيم نمودار جريان عمليات


برگه ترسيم نمودار جريان عمليات در پيوست مجلد حاضر نمايش داده شده است. اين صفحه داراي3 قسمت عنوان ، بدنه و شناسنامه برگه ترسيم مي باشد.

1_ ب _ عنوان: در قسمت عنوان موارد زير ذكر مي شود:


_ مرحله انجام كار ( شناخت وضعيت موجود ، تحليل وضعيت موجود ، طراحي وضعيت مطلوب )

_ عنوان پروژه و نام سازمان مورد مطالعه

_ نام معاونت و واحد سازماني مورد مطالعه

2_ ب _ بدنه: داراي پنج ستون است. شرح هر يك از ستون ها به صورت زير ارائه مي شود:


_ تراكنش هاي / كيان هاي مرتبط: تراكنش ها و كيان هايي كه به نوعي با تراكنش در دست ترسيم ارتباط داردند ( ورودي / خروجي) در اين ستون ترسيم مي شوند.

_ تأييدها: عمل تأييد در اين ستون نشان داده مي شود.

_ برگه ها ، مخازن داده ، دستورالعمل: برگه ها در دو نوع فرم و گزارش از وسايل عمده انتقال اطلاعات در سيستم به شمار مي روند. نماد برگه در اين ستون نشان داده مي شود. از طرفي براي انجام برخي از فعاليت ها، نياز به ذخيره كردن اطلاعات و يا استفاده از اطلاعات ذخيره شده ( نرم يا سخت) است. همچنين دستورالعمل ها ، قوانين و روش هاي مكتوب انجام كار را نيز مي توان در همين چهارچوب قرار داد. در مواقع نياز نماد مخزن داده در اين ستون نمايش داده مي شود.

_ ملاحظات: توضيحات اضافه اي كه درباره برخي فعاليت ها ، برگه ها و به طور كلي محتويات نمودار لازم است ذكر شود ، دراين قسمت آورده مي شود. براي درج توضيحات يك حرف كوچك انگليسي در گوشه بالاي سمت چپ نماد مربوطه نوشته و سپس با ذكر همان حرف در ستون توضيحات ، عبارت توضيحي ذكرمي شود.


_ شناسنامه برگه ترسيم: در اين قسمت نام تراكنش ، شناسه تراكنش ، تهيه كننده ، تاريخ تهيه و تعداد صفحات تراكنش درج مي شود.


ج_ شناسه (كد) نمادها و مستندات


براي دسترسي سريع و آسان به مستندات تهيه شده در مرحله شناخت وضعيت موجود و مرحله طراحي هر يك از نمودارها شناسه (كدي) نسبت داده شده تا به واسطه آن يگانه شوند. اين شناسه به شرح زير است: