کمیته امداد امام خمینی ره
ارتباط با ما  رییس کمیته امداد 

House of fun slots slotshttp://houseoffunslot.com/

بهبود کیفی و بازطراحی فرایند:

همان گونه که برای ساختن یک بنا، ارایه اسناد و مدارک کامل طرح الزامی است، برای ساختن فرایندها هم نقشه طراحی و مستندات تکمیلی مربوطه الزامی است.

از انجایی که هدف اصلی مدیریت فرایند اطمینان از کارایی، چابکی و اثربخشی فرآیندهای در راستای تحقق اهداف سازمان است لذا از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. در خلال همین مرحله، برنامه ریزی برای رسیدن به فرآیندهای مطلوب صورت می گیرد که این امر یا از طریق طراحی مجدد فرایندها و یا از طریق بهبود فرایند انجام می گیرد.

با رویکرد بهبود کیفی، ویژگی های مطلوب در فرآیندهای موجود و یا جدید بر اساس اهداف سازمان، کارایی فرایند، جریان کار، زیرساخت فناوری، منابع اطلاعاتی، کنترل عملیاتی و یکپارچه سازی با سایر فرآیندهای داخلی و خارجی سازمان ایجاد می شوند.

در این مرحله فرایندهای با جزییات بیشتری(سطح چهارم) توسعه پیدا می نماید به عبارت دیگر فرایندهای سیستمی با قواعد فرایند ترکیب می شود و جریان فرایند را در لایه فناوری اطلاعات مدل می نمایند.

نقش های موجود در طراحی فرایند عبارتند از: مدیران ارشد، تیم طراحی فرایند، متخصصان موضوعی، ذی نفعان، تسهیل کننده و مالکین فرایند

رتبه بندی فرآیندها برای انجام امور بهبود:

یکی از موارد بسیار مهم در بهبود، انتخاب فرایندها به شکل اولویت بندی شده بر اساس اهداف استراتژیک سازمان می‌باشد. زمانی که اهداف استراتژیک سازمان معرفی می شوند می بایستی کلیه فرایندهای پشتیبانی کننده اهداف مورد نظر نیز معین و مشخص گردند. این فرآیندها باید به وسیله ابزارهای کنترل عملکرد و نیز پایش شده به صورت مداوم کنترل و مورد نظارت واقع شوند. عملکرد یک فرایند می تواند مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گرفته و سپس فرایندها رده بندی شوند تا معین گردد کدام فرایندها جهت انجام بهبود در اولویت بیشتری قرار دارند.

افزایش قابلیت فرایند:

به طور کلی بحث بهبود فرایند در یک سازمان را از دو منظر می توان مورد توجه قرار داد:

الف) فنی فرایند  ب) مدیریت فرایند.

در منظر اول، بهبود فرایند در حوزه فنی، تمرکز بر این موضوع دارد که ورودی و خروجی ، منابع اطلاعاتی و گام های اصلی فرایند چیست و به طور کلی این حوزه بر بهبود جریان کاری و نمودار گردش کار فرایند تمرکز دارد.

در منظر دوم، بهبود در حوزه مدیریت فرایندها، تمرکز بر پایش، کنترل، اندازه گیری و تحلیل عملکرد فرایند و نحوه تعامل فرایندها داشته و مدیریت فرایندها را مدنظر دارد. به طور کلی هدف بهبود فرایند از نگاه "مدیریت فرآیند" افزایش قابلیت فرایندهای کاری است.

قابلیت فرآیند، به معنی توانایی ذاتی فرایند در ارایه و یا تولید نتایج برنامه ریزی شده و مورد انتظار است. لذا وقتی قابلیت فرایند افزایش می یابد، فرایند را می توان تغییر داده و یا حذف نمود. در حقیقت قابلیت فرایند، گستره ی نتایجی را که می توان از پی گیری اجرای یک فرایند انتظار داشت، تشریح می کند. این مفهوم، یکی از ابزارهای پیش بینی خروجی یک فرایند بوده و می توان از آن برای تعیین خروجی های مورد انتظار از فعالیت ها و فرایندهای بعدی سازمان بهره برد.

در مقابل قابلیت فرایند، بحث عملکرد فرایند مطرح است. عملکرد فرایند، نتایج واقعی حاصل از اجرای یک فرایند را تشریح کرده و بر روی نتایج به دست آمده تمرکزدارد. در حالی که قابلیت فرایند بر نتایج مورد انتظار متمرکز است. اجرا کردن و نهادینه سازی حوزه های فرایندی مدل بلوغ فرایندهای سازمان، عملکرد فرایندهای سازمان را بهبود می‌بخشد.

مدل های بلوغ فرایند بر بهبود مدیریت فرایندها در سازمان تاکید دارند.

استاندارد سازی فرآیندها:

هدف، ایجاد و استفاده از زیرساخت های فرایندی معمول مرتبط با سازمان و دارایی های فرایندی مرتبط با انها، به منظور دستیابی به هماهنگی در چگونگی انجام کار، تامین خدمات سازمان است.

فرایندهای استاندارد سازمان که شامل فرایندهای اصلی و پشتیبانی_مدیریتی می باشند، در سطحی از اختصار تعریف شده اند که بتوان از انها برای یک مجموعه از فعالیت های کاری متنوع در سازمان استفاده کرد. این موارد شامل تعاریف فرایندهایی هستند که عملکرد پایدار فعالیت های کاری را در سراسر سازمان ممکن ساخته و آن را تقویت می کنند.

وقتی که فرایندها استاندارد سازی شده باشند، پیدا کردن ریشه اصلی ایجاد مشکلات در آنها امری ساده خواهد بود. فرآیندهای ساختاربندی شده قابلیت بیشتری برای تبدیل به اجزای ریزتر خواهند داشت. این مرحله در راستای مرتفع نمودن مشکلات تنوع متغیرهای موثر در انجام عملیات مربوط به فرآیند می باشد چرا که این مشکلات امکان بهبود فرآیند را بسیار سخت می نماید. به عبارت دیگر در صورت بروز ایراد، تشخیص اینکه این موضوع از فرایند می باشد و یا عدم آموزش مناسب را امری دشوار می نماید به عنوان مثال زمانی که افراد مختلف در سازمان به طرق مختلف یک فرایند را انجام دهند کنترل فرایند و نیز بهبود آن را غیر ممکن می نماید.

 

توسعه فرایندهای پیشرو

هدف، مدیریت و بهره برداری حداکثری از قابلیت های موجود در زیرساخت های فرایندی سازمان و دارایی های فرایندی مرتبط با آن، به منظور دستیابی به نتایج قابل پیش بینی با نوسانات کنترل شده می باشد.

اهداف کمی قابل دستیابی، برای نتایج کیفی و عملکردی فعالیت کاری، ایجاد شده و به عنوان معیاری در مدیریت فرایندهای سازمان به کار برده می شوند. این اهداف کمی بر مبنای نیازهای ذی نفعان، کاربران نهایی و سازمان بنا شده است. اهداف دستیافتنی به این معنی خواهند بود که فرایندهای تعریف شده و برنامه‌هایی که مورد استفاده قرار خواهند گرفت، به منظور کسب قابلیت های لازم در دستیابی به این اهداف، به صورت کمی مورد تحلیل قرار گرفته و تعیین شده اند.

به طور کلی:

  • درک کمی، کاهش نوسانات و کنترل در چگونگی اجرای کار
  • پیش بینی آماری عملکرد و نتایج کیفی قابل دستیابی
  • انجام فعالیت های اصلاحی در فرایند به منظور نیل به اهداف کیفی و عملکردی
  • مدیریت دستیابی به اهداف کمی عملکرد و کیفیت خدمات
  • پشتیبانی از مدیریت کمی فرایندهای سازمان
  • کنترل سیستمی از استراتژی سازمان تا فرایندها
  • مدیریت بهینه ی منابع از طریق کنترل زنجیره ی ارزش فرایند
  • کاهش هزینه های ارایه خدمات بر اساس مدیریت هزینه بر مبنای فعالیت

توسعه خلاقیت و بهبود مستمر فرایند

هدف، بهبود دادن مستمر فرایندهای سازمان و خدمات حاصل از آنها از طریق پیش گیری از بروز مشکلات، نواقص و قابلیت پایدار و بهبودهای نوآورانه و برنامه ریزی شده است.

استراتژی ها، اهداف و موضوعات سازمان، اهداف بهبود را تعیین می کنند. پروژه های بهبود، پیگیری، شناسایی، ارزیابی، رهبری و به منظور دستیابی به اهداف بهبود، استقرار می یابند. در این سطح بهبود فرایندها، به منظور کاهش شکاف بین نتایج عملکرد جاری و نتایج عملکرد مورد انتظار، صورت می پذیرد.

کلیه کارکنان و مدیران سازمان بر روی شناسایی گزینه های بهبود مستمر تمرکز دارند.بهبود های نوآورانه برنامه ریزی شده، جهت دسترسی به اهداف بهبود کمی سازمان، شناسایی، ارزیابی و اجرا می شوند. سازمان پیوسته برای بهبود قابلیت فرایندی خود و در نتیجه بهبود عملکرد واحدهای زیرمجموعه ی خود تلاش می کند.

به طور کلی:

  • بهبود ها قابلیت پیوسته و به شکل مستمر به منظور دستیابی به اهداف استراتژیک صورت می پذیرد.
  • بهبودهای نوآورانه ی برنامه ریزی شده می باشد.
  • بهبود های در جهت جلوگیری و پیش گیری از مشکل و شکست
  • تحلیل هوشمند از حوزه های تخصصی در راستای بهبود
  • افزایش پویایی سازمان با متناسب سازی ساختار سازمانی مبتنی بر فرآیندها
  • ایجاد یکپارچگی افقی و عمودی در کلیه سطوح سازمان
  • تحقق بخشی به دولت الکترونیک در قالب یکپارچگی بین فرایندهای امداد و سایر سازمان ها

 

==================================================================================

بازنگری و بهبود فرآیندهای امداد

 

پیرو اجرای فاز دوم پروژه مدیریت فرایند های امداد (bpm) و در راستای بازنگری وظایف و فرآیندهای حوزه های تخصصی ،بهبود فرآیندهای امداد طی تعامل با حوزه های تخصصی در دست اقدام می باشد.

پرسشنامه ی بازنگری و بهبود فرآیندها

                                خلاصه مصاحبه                              تاريخ:

مدیریت  فرآيندهاي کميته امداد امام (ره)

موضوع مصاحبه:

زمان:

مكان:

مصاحبه شونده:

سمت مصاحبه شونده:

مصاحبه کننده:

منشي جلسه:

حاضرين:

استراتژی و اسناد بالادستی

1- هدف و ماهیت وجودی این فرآیند چه می‌باشد؟( لزومی جهت انجام این فرآیند توسط امداد وجود دارد؟)(آیا این فرآیند با مفاد اساسنامه امداد هم خوانی دارد؟ کدام بند را تامین می‌کند؟)

2-این فرایند مشخصاً کدام استراتژی و هدف سازمان را پوشش می­دهد؟

3- اهداف عملیاتی که این فرایند برای آن دیده شده است کدام هستند؟

4- تغییرات مورد نیاز در فرآیند متناسب با کدام یک از سیاست­های جدید است؟(چه سیاست‌هایی برای اعمال تغییرات در این فرایند وجود دارد؟)

5- میزان ارزیابی نقاط قوت و ضعف فرآیند برای تحقق استراتژی­‌ها؟

6- آیا برون‌سپاری این فرایند از لحاظ اصل هزینه فایده منطقی می باشد؟ چه موانعی وجود دارد؟ چه آسیب‌های می‌تواند ایجاد شود؟ چه مزایایی خواهد داشت؟

7-سیاست‌های سازمانی و همچنین قوانین و مقررات حکومتی حاکم بر هریک از کارکردهای اصلی این فرآیند چیست؟

شناسایی وضعیت موجود فرایند

2-فعالیتها و کارکردهای کلیدی واحد سازمانی چه هستند؟

3-ترتیب و زمانبندی عملیات در هریک از کارکردهای کلیدی واحد سازمانی چگونه است؟

4-ورودی‌های اصلی ( شامل فرم‌ها، اطلاعات و مستندات) هریک از کارکردهای کلیدی چیست؟ این ورودی‌ها از چه مراجعی و چگونه دریافت می شوند؟ آیا این ورودی‌ها و یا نحوه دریافت آنها مناسب بوده و از کفایت لازم برخوردار است؟ در غیر اینصورت در چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارد؟

5- خروجیهای اصلی ( شامل فرمها، اطلاعات و مستندات) هریک از کارکردهای کلیدی چیست؟ این خروجی‌ها به چه مراجعی و چگونه ارسال می شوند؟ آیا این خروجیها یا نحوه ارسال آنها مناسب بوده و از کفایت لازم برخوردار است؟ در غیر اینصورت در چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارد؟

6-روالهای مرتبط با کارکردهای آن واحد (دستورالعملها، آیین نامه ها، فرایندها و غیره) تا چه حد و در چه حوزه هایی در آن واحد مستند و استاندارد شده است؟ آیا تغییرات مرتبط با آنها نیز بصورت منظم ثبت و بروزآوری می شود؟

7-- آیا شاخصهایی برای سنجش کارایی و اثربخشی کارکردهای مرتبط با آن واحد سازمانی وجود داشته و بطور منظم اندازه گیری می شود؟ در صورت وجود این شاخص‌ها چه هستند؟

شناسایی نقاط بهبود در فرآیند

1- چه نقاط قوتی در فرایند در وضعیت موجود می­باشد که دنبال حفظ و تقویت آن هستیم؟

2- چه نقاط ضعفی در فرایند در وضعیت موجود می­باشد که دنبال اصلاح آن هستیم و راهکار آن؟

3- چه فرصت‌های بالقوه‌ای وجود دارد که در حال حاضر در فرآیند وضعیت موجود بکارگرفته نشده است؟

4- این فرایند را چه تهدیدات بیرونی تحت تاثیر قرار می‌دهد؟

5- انجام دهنده­ی چه فعالیت‌های را می‌توان در راستای کوتاه‌سازی فرایند تفویض اختیار کرد ؟

6- جهت کاهش زمان ارایه خدمت در این فرایند چه راهکارهای وجود دارد؟(مثلا کم کردن تعداد ارجاعات)

7- چه رویکردهای نوینی (از تکنولوژی های فناوری و...) می‌توان جهت بهبود استفاده نمود؟

8- اصلاح این فرایند روی کدام فرایندها تاثیر خواهد گذاشت؟

9- آیا ورودی‌های این فرایند به خوبی شفاف می‌باشد و آیا محدودیتی در این زمینه وجود دارد؟

10- آیا منابع لازم و کافی در انجام این فرایند وجود دارد؟ آیا در این زمینه نیاز به بهینه‌سازی وجود ندارد؟

11- آیا تعارض و تداخل نقش در انجام شدن فعالیت‌های این فرایند وجود دارد؟( تداخل وظایف و کارکردها در این فرآیند و یا با سایر فرآیندها چگونه است؟ در کدام یک از حوزه ها تداخل وجود دارد و راهکار برطرف سازی آن چیست؟)

12- کدام فعالیت‌ها را می‌توان حذف یا کم نمود؟

13- چه فعالیت‌هایی را می‌توان به جهت بهینه سازی اضافه نمود؟

14- کدام فعالیت‌ها را می‌توان به لحاظ نحوه­ی  انجام، زمان انجام و... بهینه و اصلاح نمود؟

15- آیا ساختار سازمانی وضعیت فعلی متناسب با فرایند بهینه می باشد و نیاز به اصلاح ندارد؟

16- آیا قوانین حاکم بر فرایند نیاز به اصلاح دارد؟ نحوه­ی نمایش قوانین فرایند بهینه و منطقی می باشد؟

17- آیا دستورالعمل متناسب با این تغییرات می‌بایست تغییر نماید؟(میزان انطباق دستورالعمل با فرآیند مربوطه ؟)

18- آیا فعالیت‌های انجام شده در این فرایند تکرارپذیر می‌باشد و فراوانی دارد (موردی نیست؟)

19- آیا فعالیت‌های این فرایند همپوشانی وظیفه­یی با فرایندهای دیگری ندارد؟( در قالب یک یا چند فعالیت در فرایند دیگری قابل مدلسازی نمی‌باشد؟)

20- کدام فعالیت‌ها را می‌توان به صورت همزمان اجرا نمود؟(از حالت سری و متوالی خارج نمود)

21- میزان تخصصی بودن فعالیت‌های فرایندها به چه میزان است؟(بررسی تخصص‌های مورد نیاز)؟ چه پست‌های، تخصص انجام آن را برعهده دارند؟

22-آیا روند بایگانی و ثبت اسناد فیزیکی مرتبط با این فرآیند بهینه می‌باشد؟(حذف اسناد اضافی، رویت اسناد، چرخش الکترونیکی اسناد و...)

23-میزان وابستگی کارکردهای آن واحد سازمانی به تجهیزات و سیستم های اطلاعاتی تا چه حد می باشد؟ این تجهیزات و سیستم های اطلاعاتی چه هستند؟ آیا در حال حاضر نیازهای مرتبط با تجهیزات و سیستم های اطلاعاتی مورد نیاز برآورد می گردد؟ در غیر اینصورت در چه حوزه هایی نیاز به بهبود دارد؟

24-آیا مدت زمان ارائه خدمات و یا انجام کارکردهای مرتبط با این فرآیند بصورت منظم پایش می شود؟ آیا این زمان‌ها قابل احصا و مناسب هستند؟ در صورت بهبود در کدام حوزه ها و چگونه می توان زمان را کاهش داد؟

25-میزان حساسیت و امکان خطا در هریک از کارکردهای اصلی این فرآیند به چه اندازه است؟ آیا افراد مشارکت کننده در انجام وظایف کارکردها اشراف مناسبی به ریسک‌های آن دارند؟

26-آیا چارت سازمانی واحدهای مرتبط با این فرآیند و تخصیص منابع انسانی و تخصص‌ها به صورت مناسب صورت گرفته؟

27-ترسیم نمودار بهینه فرآیند پیشنهادی؟

فرم های الکترونیکی

1- آیا جریان اطلاعاتی در قالب فرم الکترونیکی با فرآیند مربوطه همخوانی دارد؟ (بخش بندی فرم با فعالیت ها همخوانی دارد؟)(گردش اطلاعات مندرج در فرم هم‌خوانی دارد؟)

2- آیا اقلام اطلاعاتی متناسب با موجودیت‌های اطلاعاتی در فرآیند می‌باشد؟

3- آیا هر بخش از فرم اطلاعاتی متناسب با انجام دهنده‌ و اطلاعات مورد نیاز در آن فعالیت می‌باشد؟(بررسی مشاهده اقلام مورد نیاز در بخش مربوط به انجام دهنده‌ی آن)

4- آیا انشعابات فرآیندی به خوبی و به صورت خوانا در فرم لحاظ شده است؟

5- آیا فرم الکترونیکی با پیچیدگی زیادی همراه می‌باشد؟

6-آیا افزونگی اطلاعاتی در فرم الکترونیکی وجود ندارد؟

7- آیا یکپارچگی داده‌یی بین این فرم با فرم‌های الکترونیکی مرتبط دیده شده است؟

8-آیا نحوه‌ و زمان نمایش اقلام مربوط به انجام‌دهنده متناسب و به موقع می‌باشد؟ آیا سایر اطلاعات بی‌ربط از منظرش پنهان خواهد ماند؟

9- آیا برچسب‌های فیلدهای اطلاعاتی(اقلام اطلاعاتی) شفاف و براحتی قابل فهم می‌باشد؟

10- آیا با حذف این فرم درثبت و نگهداری اطلاعات مشکلی ایجاد می‌شود؟(اثبات ضرورت وجودی فرم)

11-آیا متناسب با ماهیت فیلدها و جریان اطلاعاتی از کامپونت(مولفه های نمایشی و کاربری فرم های الکترونیکی) استفاده شده است؟ آیا جای بهبود ندارد؟

 

سیستم های اطلاعاتی

1- چه فعالیت‌هایی و یا چه فرایندهایی مکانیزه شده‌اند؟

2- برای چه فرایندهایی سرویس های نرم افزاری تعریف شده است و کدامند؟

3- کدام قسمت فرآیند و دستورالعمل در سیستم مکانیزه نشده است؟ چرا؟

4-آیا جریان اطلاعاتی و گردش‌کاری درسیستم اطلاعاتی با فرآیند مربوطه هم‌خوانی دارد؟

5-آیا فرم‌های درج شده در سیستم مربوطه با فرم‌های مصوب هم‌خوانی دارد؟